MEMBUAT FILE PDF DARI WORD ATAU EXCEL

Pada Kesempatan ini guruKATRO akan memberikan tips mudah untuk membuat file dengan extensi Portable Document Format, yang dalam bahasa komputer biasa disebut dengan singkatan PDF.
Salah satu kelebihan format PDF adalah hasil kerja kita tidak mudah di edit ulang oleh pengguna lain. guruKATRO menyebut dengan kata "TIDAK MUDAH", karena pada dasarnya, bila dengan ke ahlian tertentu dan dengan software tertentu atau dengan ke telatenan tingkat tertentu, file dengan format PDF masih juga bisa di edit, menambah dan mengurangi kalimat atau kata.

Kegunaan file PDF tidak hanya sebatas itu saja, bagi para Operator Madrasah pasti sudah sering dituntut untuk meng upload file dalam bentuk PDF, misalnya disaat meng upload SK Operator EMIS. Jadi,...... sebenarnya,...... awalnya guruKATRO sudah yakin, bahwa semua Operator Madrasah sudah bisa membuat file PDF itu. Tapi setelah tengok kanan kiri, ternyata ada beberapa Operator Madrasah yang masih menggunakan jasa orang lain untuk membuat file PDF itu!

Disini guruKATRO berusaha membagikan cara Membuat File PDF, dari yang asalnya file itu ber format word atau excel, menjadi file yang ber format pdf.

Untuk membuat file PDF dari word atau excel, dibutuhkan software pihak ketiga, dan banyak sekali yang bersifat freeware, shareware. Tapi biasanya software yang bersifat freeware atau shareware, rata rata ujung ujungnya "IKLAN", misalnya dengan pesan "bila ingin seperti ini maka harus melakukan ini, dengan harga sekian", dan lain lain. Makanya disini guruKATRO mengutamakan menggunakan software buatan microsoft yang bernama SaveAsPDFandXPS, yang bisa di integrasikan dengan Microsoft Office, dan pastinya tidak akan ada pesan popup yang kadang terasa mengganggu kerja kita.

Dengan Aplikasi buatan Microsoft yang bila di install akan terintegrasi dengan microsoft office itu, kita juga bisa membuat file dalam format XPS, tapi karena sementara ini file menggunakan format XPS tidak banyak atau bahkan tidak pernah kita perlukan, maka disini hanya membahas PDF nya saja.

Dengan menggunakan SaveAsPDFandXPS, langkah untuk membuat file PDF dari word atau excel sama persis, dan sangat mudah.

1. Download dulu SaveAsPDFandXPS DARI SINI

2. Bila sudah terunduh sempurna, silakan tutup dulu semua lembar kerja dalam format word atau excel atau powerpoint,

lalu klik 2x  

SaveAsPDFandXPS.exe 

atau klik kanan lalu pilih Open

3. Bila menggunakan window vista atau lebih baru, akan muncul popup verifikasi, silakan klik Yes, lalu akan muncul popup baru, beri tanda checklist pada kotak kecil di kiri bawah, lalu klik Continue :

4. Tunggu hingga proses instalasi selesai, dan bila sudah is complete, silakan klik OK

selesai sudah proses instalasi.

5. Buka File word atau excel yang akan kita buat menjadi PDF, misalnya guruKATRO buka ini

6. Untuk menkonversi dari word menjadi PDF, bisa langsung klik Save As >> PDF or XPS. Sedangkan bila format awalnya dari excel, maka untuk mempermudah control agar tidak ada halama tercecer atau halaman yang seharusnya ada pada halaman satu, tapi terpotong dan disimpan pada halaman berikutnya, silakan klik tab View, lalu klik Page Break Preview. Amati halaman yang akan kita buat PDF, garis tepi berwarna biru harus benar benar berada di tepi kanan dan bawah tiap halaman, bila masih ada garis biru putus putus pada bagian yang tidak dikehendaki, silakan atur dulu kembali lebar dan tinggi shell.

7. Bila Sudah yakin halaman yang akan kita buat PDF sudah sesuai dengan yang kita inginkan, silakan klik Home Microsoft, lalu pilih Save As, lalu pilih PDF or XPS

8. Akan muncul popup pilihan seperti ini, 

Silakan tentukan dimana file PDF itu akan disimpan,
Silakan ganti nama bila perlu,
Silakan pilih PDF atau XPS,
Silakan pilih Standar atau Minimum sesuai kebutuhan,
Bila perlu atur juga melalui Options (guruKATRO tidak menyarankan).

Biarkan Checklist pada open file after publishing agar PDF akan terbuka secara otomatis setelah proses selesai

9. Klik Publish...


10. jadi dech ... itu file dalam format PDF.

Bila pada hasil ternyata halaman tidak sesuai dengan yang diharapkan, hapus saja file pdf yang baru jadi itu, kemudiaedit excelnya agar sesuai, lalu ulangi langkah dari 7 sampai 9

NB :

• Bila PDF yang tidak sesuai tidak dihapus dulu, maka ketika klik Publish, akan ada tindakan Replace (ganti), biasanya ini akan menyebabkan ukuran PDF yang baru itu menjadi sangat besar.
• Untuk yang file awalnya berformat word, langkahnya sama saja.

Demikian tentang cara mudah membuat FILE PDF DARI WORD ATAU EXCEL yang bisa guruKATRO sajikan.

Terima kasih
Wassalaam